会議を意味あるものにする「唯一かつ最大の方法」

議事録のリアルタイム中継、いいね。ウチの事務所では、それを、ホワイボードでやってます

「会議の前に勝利が決まる」は、その通りだと思います。事前に前提条件の確認とゴールセッティングができていないと、「そもそも、これはさぁ…」とゼロリセットされたりします。

あとファシリテーターの意識のない会議主催者も多いのではないかと。課題だけ投げて、そこからの道筋を立ててくれないと、声の大きな人の発言で進んでしまったり、一度も意見を言わずに終わる人もいる。そこをしっかりとコントロールして時間内に着地ができれば、比較的前向きに会議を終えられます。

会議のファシリテーターが重要な役割を持っていると思います。普段意見を言わない人に話を振ると、全体の参加意識が高まります。

彼らはアイデアが無いのではなく、性格上、声を上げて主張することに慣れていないのです。その一方で会議後不満を漏らしたり、周りの雰囲気を悪くする原因は彼らだったりします。うまく議論に入れてあげると、会議も有意義になります。

一言で言えば、「意味のない会議をやめる」なんですが、これをやってしまうと殆ど全部の会議をやめることになりかねないので、もう少し建設的なコメントを。

こういう問題は会議単体でなにかテクニカルなことをしてもなかなかうまく行きません。しばしば、参加者の関係性で決まってしまいがち。

旧態依然としたサラリーマン文化だと、権威主義的になり、ポジションによって発言力と裁量権が決まってしまいます。

そうなると、メンバーを時間通りに招集して、偉い人が好きな事を話して承認を得るという形骸化した手続きになりがちです。

そういう場合、終了時刻よりも、開始時刻に集合していることが重視され（つまり、忠誠心と時間を提供し、その対価が給料に組み込まれている）がちです。権威主義的な会議は、結論が決まっている承認プロセスの形式でしかないので、開始時間こそが重要です。一方、終了時間は、地位が低い人の発言時間を制限する為の口実に使われることが多いです。

そういう会議を生産的にするために私がよくやるのは、発言時間を「一人３分」などと割り振り、話すことがない人もある人も３分間話し続けなければならないルールに強制すると良い場合があります。

なんらかの議題に対し、３分間話し続けるのは結構たいへんです。できれば言わないでおこうとしていたことも話さないと時間が持たないからです。

ご参考まで。